Kebijakan Privasi dan Pengelolaan Data Klien di Agensi Digital Marketing

Jawaban langsung

9 mengumpulkan data pribadi hanya sebatas yang dibutuhkan untuk menanggapi pertanyaan Anda, menyiapkan penawaran, dan menjalankan pekerjaan pemasaran digital yang disepakati. Data itu tidak dipamerkan ke publik, tidak dijual sebagai daftar kontak, dan aksesnya dibatasi pada tim yang benar-benar menangani proyek Anda.

Data yang sudah tidak diperlukan lagi untuk tujuan tersebut dihapus mengikuti prosedur internal. Anda juga berhak meminta salinan, koreksi, atau penghapusan data pribadi yang tersimpan, serta menarik persetujuan atas penggunaan tertentu.

Uraian di bawah ini menjelaskan praktik tersebut secara umum agar Anda bisa menilai apakah cara kerja kami cocok dengan kebijakan internal perusahaan Anda.

Data yang dicatat saat bisnis Anda menghubungi 9

Ketika Anda mengisi formulir konsultasi, mengirim email, atau menghubungi kami lewat WhatsApp, kami menerima informasi yang Anda berikan sendiri. Umumnya berupa nama, nama perusahaan, alamat email bisnis, nomor telepon, jenis industri, gambaran kebutuhan pemasaran, perkiraan anggaran, dan catatan lain yang Anda sertakan dalam pesan.

Selain itu, situs kami dapat mencatat data teknis kunjungan seperti alamat IP, jenis perangkat dan peramban, halaman yang dibuka, serta sumber rujukan. Data ini dipakai untuk memahami halaman mana yang bermanfaat dan memperbaiki pengalaman pengunjung, bukan untuk mengidentifikasi Anda secara pribadi.

Jika kerja sama berlanjut sampai tahap administrasi, kami memerlukan data entitas usaha seperti nama badan usaha, alamat penagihan, dan informasi pembayaran dalam rupiah. Untuk pembayaran melalui penyedia layanan pembayaran, data instrumen pembayaran diproses oleh penyedia tersebut, bukan disimpan penuh di sistem kami.

Mengapa data itu diperlukan

Tujuan pertama adalah komunikasi: menjawab pertanyaan, memahami konteks bisnis Anda, dan menyusun rekomendasi yang masuk akal untuk kondisi Anda. Tanpa informasi dasar seperti kategori produk, target pasar, dan kendala operasional, rekomendasi hanya akan jadi tebakan.

Tujuan kedua adalah pelaksanaan pekerjaan. Untuk menjalankan iklan, optimasi mesin pencari, atau pengelolaan kanal sosial, kami perlu mengakses akun milik Anda, memahami kata kunci dan audiens yang relevan, serta membaca data performa untuk menyusun laporan. Sebagian data itu bersifat operasional, sebagian bisa memuat informasi pribadi audiens Anda.

Tujuan ketiga adalah administrasi dan kepatuhan pembukuan, termasuk penerbitan dokumen tagihan dan pencatatan transaksi sesuai kebutuhan usaha di Indonesia.

Kami tidak memakai data kontak Anda untuk mengirim materi promosi yang tidak Anda minta, dan tidak menyerahkan daftar kontak klien kepada pihak lain untuk kepentingan pemasaran mereka.

Berapa lama data disimpan

Data prospek yang tidak berlanjut menjadi kerja sama disimpan selama masih relevan untuk menindaklanjuti percakapan, lalu dihapus atau dianonimkan ketika sudah jelas tidak diperlukan.

Data klien aktif disimpan selama masa kerja sama berjalan, karena dibutuhkan untuk kelancaran proyek dan penyerahan hasil pekerjaan. Setelah kerja sama berakhir, sebagian data tetap kami simpan dalam periode terbatas untuk keperluan administrasi, penagihan, dan penyelesaian perselisihan bila ada.

Prinsip yang kami pegang sederhana: begitu suatu data tidak lagi punya alasan jelas untuk disimpan, data itu masuk daftar untuk dihapus. Anda bisa menanyakan status data Anda kapan saja melalui kontak resmi kami.

Siapa yang bisa mengakses dan bagaimana pengamanannya

Akses diberikan berdasarkan peran. Tim yang menangani akun Anda melihat data yang relevan dengan pekerjaannya, sementara anggota tim lain tidak otomatis bisa membukanya. Kami membatasi jumlah orang yang memegang kredensial akun klien dan mencatat siapa saja yang diberi akses.

Langkah pengamanan yang kami terapkan mencakup penggunaan kata sandi yang kuat, verifikasi dua langkah pada akun kerja, pengelolaan kredensial melalui alat penyimpanan yang terkontrol, serta pembatasan pengiriman data melalui kanal komunikasi resmi. Kami juga meminta anggota tim menjaga kerahasiaan informasi klien sebagai bagian dari kewajiban kerja.

Data klien tidak kami tampilkan ke publik, baik di situs, materi presentasi, maupun kanal sosial, tanpa persetujuan. Jika kami ingin menampilkan contoh pekerjaan, kami meminta izin lebih dulu dan menyamarkan bagian yang sensitif bila diperlukan.

Peran platform pihak ketiga

Pekerjaan pemasaran digital hampir selalu melibatkan platform pihak ketiga: layanan iklan, alat analitik, penyedia email, layanan hosting, dan penyimpanan data berbasis cloud. Data yang mengalir ke platform tersebut tunduk pada kebijakan privasi masing-masing penyedia, dan itu berada di luar kendali langsung kami.

Karena itu kami menganjurkan akun iklan, properti analitik, dan aset digital lain tetap dimiliki serta didaftarkan atas nama perusahaan Anda sejak awal. Dengan begitu, kendali atas data dan akses tidak bergantung pada siapa pun pihak luar, termasuk kami. Pada posisi ini kami berperan sebagai pengelola yang bekerja atas nama Anda.

Bila Anda memerlukan perjanjian kerahasiaan, klausul pengolahan data, atau pembatasan penggunaan alat tertentu, sampaikan pada tahap pembahasan awal agar bisa dituangkan dalam kesepakatan kerja.

Hak Anda atas data pribadi

Anda dapat meminta informasi mengenai data pribadi yang kami simpan, meminta koreksi jika ada yang tidak akurat, dan meminta penghapusan selama tidak bertentangan dengan kewajiban administrasi yang harus kami jalankan. Anda juga dapat menarik persetujuan atas penggunaan data untuk tujuan tertentu, misalnya pengiriman informasi berkala.

Permintaan seperti ini kami tangani melalui kanal kontak resmi agar dapat diverifikasi dan dicatat. Kami akan menjelaskan apa yang bisa langsung dilakukan dan apa yang membutuhkan waktu karena melibatkan pihak ketiga atau dokumen yang harus dipertahankan.

Dalam melayani permintaan tersebut, kami mengacu pada aturan perlindungan data pribadi yang berlaku di Indonesia serta ketentuan yang tercantum dalam perjanjian kerja sama Anda.

Kebiasaan aman yang sebaiknya disepakati sejak awal

Tentukan sejak kontrak siapa saja di kedua belah pihak yang boleh mengakses akun iklan, analitik, dan kanal sosial. Daftar ini sebaiknya diperbarui ketika ada pergantian personel, bukan dibiarkan menumpuk.

Hindari mengirim data pelanggan mentah melalui kanal percakapan pribadi. Jika kampanye memang membutuhkan data pelanggan, sepakati lebih dulu format, tujuan, dan batas waktu penyimpanannya, lalu pastikan data itu dihapus setelah dipakai.

Minta akses yang cukup, bukan berlebihan. Sering kali pekerjaan pemasaran hanya memerlukan izin terbatas pada satu properti atau satu akun, sehingga risiko kebocoran bisa dikurangi tanpa mengganggu jalannya proyek.

Cara 9 bekerja

9 membantu bisnis menata pemasaran digital secara tenang: mulai dari merapikan struktur akun, menyusun pesan dan konten, menjalankan kanal yang relevan, sampai membaca hasilnya bersama-sama dalam laporan yang mudah dipahami. Kami bekerja sebagai perpanjangan tim Anda, bukan sebagai pihak yang mengambil alih aset digital Anda.

Ruang lingkup kerja selalu ditulis jelas di awal, termasuk kanal yang dikelola, hal yang termasuk dan tidak termasuk, kebutuhan akses, jadwal pelaporan, dan siapa penanggung jawab dari kedua sisi. Untuk data, prosesnya mengikuti alur yang sama: apa yang dikumpulkan, untuk apa dipakai, siapa yang mengakses, berapa lama disimpan, dan bagaimana menghapusnya bila tidak diperlukan lagi.

Kami juga jujur soal batasan. Pemasaran digital dipengaruhi banyak faktor di luar kendali kami, seperti perilaku pasar, perubahan kebijakan platform, dan kesiapan operasional bisnis Anda. Karena itu kami tidak menjanjikan peringkat, jumlah trafik, atau volume prospek dalam tenggat waktu tertentu. Yang kami janjikan adalah pekerjaan yang terukur, komunikasi yang terbuka, dan pengelolaan data Anda secara bertanggung jawab.